ਕਾਰ ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ (Business Letters)
ਜਾਣ – ਪਛਾਣ : ਉਹ ਪੱਤਰ ਜੋ ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ/ਕਾਰੋਬਾਰ/ਵਪਾਰ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਲਿਖੇ ਜਾਣ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ‘ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ’ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਮਾਲ ਦੀ ਸਪਲਾਈ, ਕੋਈ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਜਾਂ ਵਪਾਰ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਦਿ ਵਿਸ਼ੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਪੱਤਰ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ, ਅਧਿਕਾਰੀ ਜਾਂ ਫ਼ਰਮ ਵੱਲੋਂ ਵੀ ਲਿਖੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ; ਜਿਵੇਂ—
© ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ ਵਲੋਂ ਕਿਸੇ ਅਧਿਕਾਰੀ ਨੂੰ
© ਕਿਸੇ ਫ਼ਰਮ ਵੱਲੋਂ ਕਿਸੇ ਅਧਿਕਾਰੀ ਨੂੰ
© ਕਿਸੇ ਫ਼ਰਮ ਵੱਲੋਂ ਦੂਜੀ ਫ਼ਰਮ ਨੂੰ
© ਕਿਸੇ ਅਧਿਕਾਰੀ ਵੱਲੋਂ ਕਿਸੇ ਵਿਅਕਤੀ/ਫ਼ਰਮ ਨੂੰ ਆਦਿ।
ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ : ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਕਿਸਮ ਦੇ ਮਾਲ ਦੀ ਸਪਲਾਈ ਲਈ ਆਰਡਰ; ਮਾਲ ਪਹੁੰਚਣ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ, ਖ਼ਰਾਬ ਮਾਲ ਸਬੰਧੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ, ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ ਦੀ ਮੰਗ, ਏਜੰਸੀ ਲੈਣ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਬੈਂਕਾਂ ਜਾਂ ਹੋਰ ਵਿੱਤੀ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਤੋਂ ਕਰਜ਼ੇ ਲੈਣ ਸਬੰਧੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਆਦਿ ਵਿਸ਼ੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਲੋੜ ਤੇ ਮਹੱਤਵ : ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਅਜੋਕੇ ਸਮੇਂ ਦੀ ਮੁੱਢਲੀ ਲੋੜ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਪਹਿਲੇ ਸਮਿਆਂ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਤੌਰ ‘ਤੇ ਵਪਾਰ ਹੁੰਦਾ ਸੀ ਉਹ ਵੀ ਸੀਮਤ ਲੋਕਾਂ ਵੱਲੋਂ ਜਦਕਿ ਅਜੋਕੇ ਦੌਰ ਵਿੱਚ ਵਪਾਰ ਦੇ ਬੇਅੰਤ ਮੌਕੇ ਹਨ। ਆਵਾਜਾਈ ਦੀਆਂ ਸਹੂਲਤਾਂ ਵੀ ਵਧ ਗਈਆਂ ਹਨ। ਵਪਾਰ ਤਾਂ ਹੁਣ ਆਨਲਾਈਨ ਵੀ ਹੋ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਅਸੀਂ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਵਿਅਕਤੀਆਂ/ਕੰਪਨੀਆਂ/ਫ਼ਰਮਾਂ ਆਦਿ ਨਾਲ ਪੱਤਰਾਂ ਰਾਹੀਂ ਵੀ ਸੰਪਰਕ ਸਥਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ। ਪੱਤਰ ਲਿਖਤੀ ਸਬੂਤ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਕਿਸੇ ਕਿਸਮ ਦੀ ਨਾ-ਸਮਝੀ ਦਾ ਸੁਆਲ ਨਹੀਂ ਰਹਿ ਜਾਂਦਾ। ਅਡਵਾਂਸ ਵਿੱਚ ਮਾਲ ਸਬੰਧੀ ਪੱਤਰ ਲਿਖ ਕੇ ਵਕਤ ਵੀ ਬਚ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਤੇ ਪੈਸਿਆਂ ਦੇ ਲੈਣ- ਦੇਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਪ੍ਰਮੁੱਖਤਾ ਆ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
ਕਾਰ ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਧਿਆਨ ਯੋਗ ਨੁਕਤੇ :
ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਦਾ ਵੀ ਆਪਣਾ ਇੱਕ ਵੱਖਰਾ ਢੰਗ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਨਿੱਜੀ ਜਾਂ ਦਫ਼ਤਰੀ ਪੱਤਰਾਂ ਨਾਲੋਂ ਭਿੰਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਲਈ ਕੁਝ ਕੁ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨੁਕਤਿਆਂ ਦਾ ਧਿਆਨ ਰੱਖਣਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ :
1. ਵਪਾਰ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਤ ਹੋਣ ਕਰਕੇ ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਰਸਮੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ ਇਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਭਾਵੁਕਤਾ ਜਾਂ ਪਲੜਾ ਵਿਸਥਾਰ ਲਿਖਣ ਦੀ ਜਰੂਰਤ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ। ਕੇਵਲ ਵਿਖੇ ਸਬੰਧੀ ਸਿੱਧਾ ਵੇਰਵਾ ਹੀ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
2. ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰਾਂ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਬਿਲਕੁਲ ਸਪੱਸਟ ਤੇ ਪੱਕਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
3. ਇਨ੍ਹਾਂ ਪੱਤਰਾਂ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਸਰਲ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਅਸਾਨੀ ਨਾਲ ਸਮਝ ਆ ਸਕੇ।
4. ਇਨ੍ਹਾਂ ਪੱਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਨਿਯਮਾਂ/ਸ਼ਰਤਾਂ ਆਦਿ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਬੜੀ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਕਿਸੇ ਕਿਸਮ ਦੀ ਕੋਈ ਵੀ ਪਰੇਸ਼ਾਨੀ ਨਾ ਆ ਸਕੇ।
5. ਕੁਟੇਸ਼ਨਾਂ ਆਦਿ ਭੇਜਣ ਸਮੇਂ ਰੇਟ, ਪੈਕਿੰਗ, ਡਾਕ ਖ਼ਰਚ, ਪਹੁੰਚ ਆਦਿ ਬਾਰੇ ਸਪੱਸ਼ਟ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਿੱਤੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਕਿਸੇ ਧਿਰ ਦੀ ਕਈ ਅਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਨਾ ਰਹਿ ਸਕੇ।
6. ਆਰਡਰ ਭੇਜਣ ਵੇਲ਼ੇ ਜਾਂ ਕੀਮਤ ਆਦਿ ਦੱਸਣ ਵੇਲੇ ਲਿਖਤੀ ਹਿੰਦਸਿਆਂ ਖ਼ਾਸ ਕਰਕੇ ਸਿਫ਼ਰਾਂ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਵੇਖ ਕੇ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ – 100 ਦੀ ਥਾਂ 1000 ਪੈ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਸਭ ਚੌਪਟ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਇਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅੰਕਾਂ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਵੀ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ; ਜਿਵੇਂ 2000 ਨੂੰ (ਦੋ ਹਜ਼ਾਰ)।
7. ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਪੱਤਰਾਂ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਨੰਬਰ, ਮਿਤੀ ਦੇਣ ਦੀ ਵੀ ਲੋੜ ਪੈਂਦੀ ਹੈ। ਫ਼ਰਮਾਂ ਵੱਲੋਂ ਫਰਮਾਂ ਨੂੰ ਇਹੋ-ਜਿਹੇ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਸਮੇਂ ਹਵਾਲਾ ਨੰਬਰ ਤੇ ਮਿਤੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਦਕਿ ਵਿਅਕਤੀ ਵੱਲੋਂ ਅਧਿਕਾਰੀ/ਫ਼ਰਮ ਨੂੰ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ ਕੇਵਲ ਮਿਤੀ ਵੀ ਦੱਸੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ।
8. ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਸ਼ਿਆਂ ਬਾਰੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਹਰ ਇੱਕ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਸੱਭਿਆ ਜਾਣਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਤੇ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਵੀ ਅਸਾਨੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
9. ਅਜਿਹੇ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਸਮੇਂ ਸ਼ਿਸ਼ਟਾਚਾਰ ਤੋਂ ਕੰਮ ਲੈਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਭਾਵ ਸਰਲ ਭਾਸ਼ਾ ਦੇ ਨਾਲ-ਨਾਲ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਵੀ ਅਜਿਹੀ ਹੋਵੇ ਕਿ ਕਿਸੇ ਗੁੱਸੇ ਨਰਾਜ਼ਗੀ ਦੀ ਗੁੰਜਾਇਸ਼ ਨਾ ਰਹੇ; ਜਿਵੇਂ—ਕਿਸੇ ਮਾਲ ਦੀ ਖ਼ਰਾਬੀ ਸਬੰਧੀ ਸ਼ਿਕਾਇਤ ਕਰਨੀ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਵੀ ਸਲੀਕੇ ਨਾਲ ਸ਼ਬਦ ਵਰਤਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਤਾਂ ਜੋ ਅੱਗੇ ਤੋਂ ਵੀ ਸੁਖਾਵੇਂ ਸੰਬੰਧ ਬਣੇ ਰਹਿਣ।
ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਦਾ ਢੰਗ :
ਕਾਰ-ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੱਤਰ ਨੂੰ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਹਿੱਸਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵੰਡ ਕੇ ਲਿਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ—
1. ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਵਾਲੇ ਦਾ ਪਤਾ : ਪੰਨੇ ਦੇ ਸੱਜੇ ਹੱਥ ਨੁੱਕਰ ਵਿੱਚ ਪੱਤਰ ਲਿਖਣ ਵਾਲੇ ਦਾ ਪਤਾ, ਟੈਲੀਫ਼ੋਨ ਨੰਬਰ, ਪੱਤਰ ਦਾ ਹਵਾਲਾ ਨੰਬਰ ਤੇ ਮਿਤੀ ਲਿਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।
2. ਸੰਬੰਧਤ ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਪਤਾ : ਪੰਨੇ ਦੇ ਖੱਬੇ ਪਾਸੇ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ/ਫ਼ਰਮ/ਸੰਸਥਾ ਦਾ ਪਤਾ, ਜਿਸ ਨੂੰ ਪੱਤਰ ਲਿਖਿਆ ਜਾਣਾ ਹੋਵੇ।
3. ਵਿਸ਼ਾ : ਸੰਬੰਧਤ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਪਤੇ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ‘ਵਿਸ਼ਾ’ ਸਿਰਲੇਖ ਲਿਖ ਕੇ ਇੱਕ ਲਾਈਨ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ਾ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
4. ਸੰਬੋਧਨੀ ਸ਼ਬਦ : ਇਸ ਤੋਂ ਹੇਠਾਂ ਸੰਬੰਧਤ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਲਈ ਆਦਰਸੂਚਕ ਸੰਬੋਧਨੀ ਸ਼ਬਦ ਲਿਖਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
5. ਵਿਸ਼ੇ ਦਾ ਵੇਰਵਾ : ਇਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਪੱਤਰ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਸਬੰਧੀ ਵੇਰਵਾ/ਵਿਸਥਾਰ ਲਿਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
6. ਅੰਤਮ ਭਾਗ : ਪੱਤਰ ਦੇ ਅੰਤਮ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਸੱਜੇ ਹੱਥ ‘ਤੁਹਾਡਾ ਵਿਸ਼ਵਾਸਪਾਤਰ’ ਲਿਖਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਪੱਤਰ ਕਰਤਾ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਤੇ ਉਸ ਫ਼ਰਮ ਆਦਿ ਦਾ ਨਾਂ ਜਿਸ ਵੱਲੋਂ ਪੱਤਰ ਲਿਖਿਆ ਗਿਆ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।